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公文漫談
一、基本概念
    1.文件：在人類社會(huì)中為處理和種事務(wù)需要直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄。
    作為一種信息記錄，也就是賦予了信息打破時(shí)間、空間的限制而有效傳遞的能力，也就是將信息物質(zhì)化?？梢詮囊粋€(gè)地方到另一個(gè)地方，從過(guò)去到現(xiàn)在，或者從現(xiàn)在到未來(lái)。
    處理事務(wù)需要而直接形成和使用，是由文件的盜用決定的。
任何信息記錄，都有其目的，譬如：文藝作品提供娛樂(lè)，科普電影傳遞知識(shí)，報(bào)紙傳遞新情況、新知識(shí)，等等，公文則不同，它不是提供參考信息，不是傳播知識(shí)，而是為了處理事務(wù)，要解決社會(huì)活動(dòng)中遇到的總是必須涉及到總是必須有具體直接的應(yīng)用價(jià)值。
    具有規(guī)范體式，也是文件與一般信息記錄的區(qū)別，為了提高使用效果，文學(xué)作品往往是標(biāo)新立異，而文件則追求規(guī)范，減少多樣性，甚至用法律的形式，對(duì)文體、格式和結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范。因?yàn)槲募皇枪┬蕾p的，百是要受體更快、更準(zhǔn)確、更簡(jiǎn)明便利的理解文件內(nèi)容，以便操作。
    法定效用，效用指物的影響的結(jié)果，文件的盜用是受各種法律法規(guī)保護(hù)的，也受其約束?，F(xiàn)行效用，指一定時(shí)間內(nèi)對(duì)一定范圍內(nèi)的人員和事物的強(qiáng)制性影響，歷史效用，是指對(duì)歷史事件的證明的檔案作用。傳達(dá)室遞補(bǔ)權(quán)威性信息和憑證性信息。權(quán)威性信息要求發(fā)送信息的同時(shí)，發(fā)送發(fā)訊者的身份和法定權(quán)威，憑證性信息要求發(fā)送信息的真實(shí)性、承擔(dān)法律責(zé)任者的真實(shí)身份和對(duì)真實(shí)性的保證，另外，文件處理社會(huì)事的形成使用過(guò)程，以及對(duì)事物的強(qiáng)制性影響，也決定了其憑證性的權(quán)威地位。
    2.公文：國(guó)家機(jī)關(guān)和其他社會(huì)機(jī)構(gòu)在公佃活動(dòng)中行使法定職權(quán)而形成和使用權(quán)的文件。
    二、常用公文的分類、選用和寫(xiě)作慣例
    2000后《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定，行政機(jī)關(guān)公文包括：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要和命令（令）、通告、公告、議案共13種，作為企業(yè)，我們使用權(quán)的有9種。
    （一）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
     （1）含義及特點(diǎn)：（下行文）這里的重要事項(xiàng)，是指帶有全局性或具有重大意義和影響的事項(xiàng)，重大行動(dòng)是指對(duì)企業(yè)產(chǎn)生巨大影響的行動(dòng)。當(dāng)然，重要或項(xiàng)和重大行動(dòng)是相對(duì)而言的，并不是或或都是企業(yè)的重大方針政策。
    由于決定的內(nèi)容是“對(duì)重要或項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排”，所以決定強(qiáng)制性的特點(diǎn)：因?yàn)闆Q定比較集中地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)重要或項(xiàng)或重大行動(dòng)的指揮和處置意圖，要求下級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)條件執(zhí)行，決定的制約性和強(qiáng)制性雖然沒(méi)有命令那么嚴(yán)格，但比其他公文都有要強(qiáng)。
    （2）分類和寫(xiě)法：
    處置性決定：處置、布置并告知具體內(nèi)容的決定。獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、安排人事、設(shè)置機(jī)構(gòu)、撤銷下級(jí)不適當(dāng)決定等問(wèn)題。
    這類文件很簡(jiǎn)短，一般先寫(xiě)決定根據(jù)，然后是決定事項(xiàng)。尤其要注意用語(yǔ)的準(zhǔn)確，一般綽用根據(jù)的規(guī)章制度中的原文。對(duì)于獎(jiǎng)懲類決定，最后可以號(hào)召類語(yǔ)言結(jié)尾。
    部署性決定：適用于對(duì)重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)的安排的決定。
    這類文件先寫(xiě)決定原由包括原因、目的和意義。決定的具體事項(xiàng)，一般分類分條說(shuō)明。
    （3）決定與通知區(qū)別：它的使用范圍較“通知”要窄一些。一般事關(guān)全局、政策性強(qiáng)、任務(wù)艱巨用決定，這說(shuō)明較通知更宏觀。一般執(zhí)行時(shí)間長(zhǎng)的重大工作，才適宜使用“決定”，一般不適合短時(shí)間、階段性的工作部署。決定的嚴(yán)格操作性較通知更要求具體，可以變通的地方留的余地要小。強(qiáng)制性較通知要強(qiáng)，有的是是規(guī)章制度的補(bǔ)充和延伸，或者對(duì)于不具有形成規(guī)章制度的工作，在需要強(qiáng)制規(guī)范的時(shí)候，用決定。

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