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企業(yè)信息化是時代的要求,國民經(jīng)濟信息化的基礎.現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展和迅速普及,使企業(yè)生存和競爭環(huán)境發(fā)生了根本變化,信息化已成為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的最佳選擇.為了改變過去傳統(tǒng)的辦公方式,實現(xiàn)信息共享,協(xié)同工作,無紙化辦公,提高工作效率,增加企業(yè)的競爭力,武漢港務集團信息化建設根據(jù)分步走,分階段實施的原側,在2003年以來分期計劃,分步實施,實現(xiàn)了武漢港務集團與下屬公司的遠程聯(lián)網(wǎng)辦公,移動聯(lián)網(wǎng)辦公,集團辦公信息化建設得到飛速發(fā)展.
一,武漢港務集團的分布與組織機構情況
武漢港地處長江中游,居中部省份中心,具有得中獨厚,得水獨優(yōu)的地理優(yōu)勢,是交通部定點的水鐵聯(lián)運主樞紐港,在國家中部崛起戰(zhàn)略,黃金水道和武漢航運中心建設中地位極為重要,港口轄漢陽,漢口,陽邏,沌口,青山,左嶺等港區(qū).武港集團由集團公司機關與集團分公司,全資子公司,控股公司和參股公司組成,其中集團公司機關有黨委工作部,集團辦公室,資產(chǎn)財務部,發(fā)展策劃部,生產(chǎn)安全部等十個部室組成.集團組織機構如圖.
一,網(wǎng)絡建設技術路線的建設
根據(jù)集團現(xiàn)有分布和組織結構情況,我們在網(wǎng)絡建設上采取了如下組建:
1,武漢港務集團VPN網(wǎng)絡系統(tǒng)設計
在武漢港務集團機關信息中心室,通過10M光纖連接到互聯(lián)網(wǎng).對于總部,由于中心網(wǎng)點是整個系統(tǒng)的核心需要確保高可靠性,所以在出口處部署1臺百兆級的SGW25B PRO安全網(wǎng)關,可用2臺實現(xiàn)雙機熱備功能.
下屬分公司改造為采用2M~10M的寬帶網(wǎng)絡接入internet,對于分支機構或移動用戶可采用各種廉價的寬帶方式接入internet(如:adsl或Cable Modem等),由于本地網(wǎng)絡規(guī)模小,PC數(shù)量較少(經(jīng)常是單機或僅有幾臺PC),所以采用"硬件USB KEY+安全客戶端軟件"的方式實現(xiàn)遠程移動安全接入.
2,武漢港務集團網(wǎng)絡VPN實現(xiàn)簡述
2.1,總部與分公司通過VPN網(wǎng)關連接:
武漢港務集團公司總部申請了電信提供的具有固定IP的10M光纖,IP地址范圍為219.A.1.XXX----219.B.1.YYY,Subnet:255.255.255.XXX;我們設置VPN網(wǎng)關(WAN 端口)IP為219.A.E.XXX.另外設定總部內(nèi)網(wǎng)IP網(wǎng)段為192.B.C.XXX(1-254),Subnet:255.255.255.0,網(wǎng)關為192.E.C.Z.我們依次做以下工作:
寬帶接入配置:將ADT25B PRO安全網(wǎng)關放置在中心點,將電信的光纖接到此網(wǎng)關的端口,將安全網(wǎng)關的端口連到公司的內(nèi)網(wǎng)上.通過配置軟件,將兩個端口的IP分配配置成219.A.D.XXX和192.D.C.Z.實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)電腦可以通過此安全網(wǎng)關上互聯(lián)網(wǎng).
VPN配置:在25B PRO安全網(wǎng)關上配置各分公司VPN連接設置.首先規(guī)劃好各分公司內(nèi)網(wǎng)IP地址網(wǎng)段(注:各分公司,總部的內(nèi)網(wǎng)IP地址必須分配成不同的網(wǎng)段).在25B PRO上為各分公司申請不同的用戶名,密碼,寫上相應的內(nèi)網(wǎng)IP地址.同時作好相應的策略配置.
功能實現(xiàn):當分公司計算機連到互聯(lián)網(wǎng)后,即會在互聯(lián)網(wǎng)上尋找219.A.D.XXX;當找到后就會將本地的用戶名,密碼,加密方式與中心點的信息進行對比,如果核查成功,能雙方建立起VPN連接,實現(xiàn)VPN數(shù)據(jù)加密傳輸.
DMZ端口配置:端口IP配置為192.X.1.III,Subnet: 255.255.255.0;連接郵件服務器,WEB服務器;根據(jù)目前服務器的規(guī)劃,郵件服務器與WEB服務器共用一臺服務器,IP地址設置為: 192.Y.1.JJJ,Subnet :255.255.255.0;在VPN SGWW25BPRO 作好相應策略配置工作.
2.2,移動用戶VPN簡述
配置方式:在25BPRO安全網(wǎng)關上配置相應的安全策略和密鑰信息,用安全客戶端控制臺配置與之對應的安全客戶端策略和密鑰信息,并用這些信息制作SureID.把這些SureID分發(fā)到各個分公司及領導和需要使用的人員手中,在他們的電腦上安裝安全客戶端軟件,只要在電腦的USB接口插入SureID,撥號或通過其他途徑上網(wǎng),打開安全客戶端軟件,輸入密碼,點擊"連接",即可連接到公司內(nèi)網(wǎng),訪問公司內(nèi)網(wǎng)的任何資源,實現(xiàn)移動辦公,并且保證在公網(wǎng)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)經(jīng)過了高強度的加密.
實現(xiàn)方式:在制作SrueID時,就將25BPRO上的相關信息,如WAN IP地址,內(nèi)網(wǎng)IP,PIN碼,用戶名,密碼存進了SureID里,因此只要將它插入到某臺電腦上,當此電腦上網(wǎng)后,就可以自動建立VPN連接.
2.3, 實現(xiàn)連接后拓撲圖
二,武漢港務集團網(wǎng)絡辦公自動化OA系統(tǒng)的建立
武漢港辦公自動化系統(tǒng)(OA)結合前一階段近兩年的網(wǎng)絡辦公實踐以及港口同行企業(yè)的網(wǎng)絡辦公經(jīng)驗,融合國內(nèi)外新的OA軟件研發(fā)技術和思想,凝聚深厚的技術,管理積淀打造而成,全面貫通單位內(nèi)部經(jīng)脈,通過對各辦公要素的閉環(huán)整合,實現(xiàn)了工作流,信息流和知識流的整合管理,為用戶提供了一個科學,開放,先進的信息化辦公平臺,輕松實現(xiàn)辦公自動化.
2005年以前部分辦公流程為
2005年以前辦公系統(tǒng)結構為
新建設的OA 網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)其目的主要是實現(xiàn)一個集成的辦公環(huán)境,讓所有工作人員能夠利用網(wǎng)絡實現(xiàn)協(xié)同工作和知識管理.主要包括以下幾個方面:
模塊和信息分權限控制,為用戶提供個性化信息;
OA大廳界面顯示用戶有權查閱的最新信息,提高個人工作效率;
實現(xiàn)一些日常辦公事務的自動化管理,減輕辦公人員工作壓力.
建立網(wǎng)絡通訊系統(tǒng),利用網(wǎng)絡更方便的傳遞信息,擺脫時間空間限制;
中國&文秘&資源網(wǎng) - 您身邊免費貼心的文秘專家 - 歡迎訪問WwW.ZgdoC建立信息發(fā)布交互平臺,通過網(wǎng)絡更便捷快速的發(fā)布信息,交互信息;
實現(xiàn)工作流轉自動化,以工作流方式實現(xiàn)收發(fā)文件管理和各種日常業(yè)務自動流轉;
建立知識收集平臺,分類收集信息,整理信息.
新建設的OA 網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)特點
1, 平臺化
集成web server, 可無縫集成郵件服務器;不依賴Domino, Exchange等軟件.
2 ,兼容性
對硬件要求低,對軟件依賴少,可運行于Windows, Linux等多種系統(tǒng)環(huán)境下,兼容SqlServer,MySql等多種關系數(shù)據(jù)庫.
3,配置靈活
完善實用的部門崗位設計,支持多層次部門關系,支持一人多崗設置;嚴格完善的權限與用戶組管理,管理員可定義每個用戶在各個模塊的各種權限.
4,工作流引擎
工作流引擎,可解決多路分支,選擇分支,匯聚等復雜流程;執(zhí)行者可以指定為具體人,部門或者部門負責人或者某崗位;工作流引擎不僅應用于公文流轉還應用到了日常辦公等各類業(yè)務.
5,公文流轉
支持WEB方式自定義表單;支持在瀏覽器上修改Word, Excel文檔,實現(xiàn)痕跡保留,數(shù)字簽名,電子印章等.
6,權限管理
系統(tǒng)中的所有文檔都可以很方便地設定相應的權限實行管理,只有具有相應權限的人才能夠查看,使用這些資料,其他人則看不到.這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)一管理又保證安全,可以有效的避免信息泄漏的風險,有效保護核心資料,保護企業(yè)利益;也有利于員工責任明確,權限分明,具體事務落實到人,查有所依,杜絕推脫,扯皮現(xiàn)象.
7,知識管理
全面引入知識管理思想,不僅可以分類整理單位的公共資料顯性信息,更可通過工作日志,知識中心等模塊挖掘員工掌握的各類技術技巧,隱性知識,更快更深入的積累知識,利于長遠發(fā)展.
8,安全性
嚴格的身份認證與權限控制,未授權人員無法做相應操作;支持SSL, 對在網(wǎng)絡上傳輸?shù)男畔⒓用?防止信息被截獲泄密;強大的日志功能,記錄用戶的各種重要操作,記錄系統(tǒng)的異常信息.系統(tǒng)還可集成數(shù)字證書,進一步確認用戶身份.
9,先進的開發(fā)技術
主要采用PHP/JSP 技術開發(fā);PHP是業(yè)界領先的開發(fā)技術,國內(nèi)外大量的大中型應用系統(tǒng)采用PHP開發(fā),運行在關鍵部門,服務于關鍵業(yè)務;系統(tǒng)靈活高效,滿足頻繁訪問需求;多處采用緩存技術,提高系統(tǒng)整體性能.Web服務器在遇到訪問JSP網(wǎng)頁的請求時,首先執(zhí)行其中的程序片段,然后將執(zhí)行結果以HTML格式返回給客戶.所有程序操作都在服務器端執(zhí)行,網(wǎng)絡上傳送給客戶端的僅是得到的結果,對客戶瀏覽器的要求最低.
10,擴展性
結合工作流引擎,采用自定義表單,流程的方式可以很容易開發(fā)新的業(yè)務流轉模塊.依托系統(tǒng)提供的基礎軟件和基礎模塊,可在此平臺開發(fā)其他應用系統(tǒng),如項目管理,客戶關系管理系統(tǒng),進銷存,人力資源系統(tǒng)等,整合挖掘企業(yè)內(nèi)的其他系統(tǒng)資源,實現(xiàn)企業(yè)信息門戶.
11,易用性
完全B/S結構,用戶用瀏覽器訪問系統(tǒng),無需安裝客戶端,方便遠程訪問;界面簡潔友好,使用簡單,便于培訓,易于實施.任務推到桌面,引導用戶完成操作.
新建設的OA 網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)主頁面(OA大廳)和功能模塊結構
1,OA大廳主要顯示用戶有權查閱的最新信息,包括最新信息,待辦事務,催辦提醒,會務活動等版塊.
5, 功能模塊及說明
5.1 個人辦公
此系列模塊主要起輔助工作的作用,是全體員工工作的好助手.
5.1.1 發(fā)文管理
發(fā)文管理在網(wǎng)上完成單位內(nèi)部和對外公文的起草,審批,核稿,簽發(fā),發(fā)布,存檔,查詢等處理.可以按文件字號查詢,按發(fā)文單位查詢,按文件標題查詢.公文流轉方面的設計參考了ISO9000體系關于文件控制的有關標準,保證其在各個階段的可控性,并對其發(fā)放,作廢,歸檔等操作做系統(tǒng)記錄.支持WORD, EXCEL文件的在線修改,提供數(shù)字簽名,電子印章技術.
擬稿人員可方便地引入WORD等文檔,發(fā)文擬稿在通過審批之后即形成正式文件,并可打印或授權指定的人員傳閱,發(fā)布,存檔;公文在流轉的過程中,擁有權限的人員可修改文件,填寫意見,執(zhí)行否決等操作;文件的指定接受者(報送對象)登錄系統(tǒng)后會自動接收文件,閱收者可在線簽署意見,保留痕跡并可以自動生成新的附件;管理人員可實時監(jiān)督催辦系統(tǒng)內(nèi)正在流轉的各類文件;可檢查文件發(fā)放,歸檔,作廢情況;可檢查各部門文件閱辦情況.
5.1.2 收文管理
完成單位外來公文的登記,管理,擬辦,批閱,主辦,閱辦,并可完成歸檔,查詢等全過程處理;可以按主辦單位查詢,按文件作者查詢;在原理上類似于發(fā)文管理.同發(fā)文一樣,支持靈活的流程定義,文件提交,退回及終止以及提供健壯的存取安全控制等.
5.1.3 通訊錄
此通訊錄包括個人通訊錄,公共通訊錄,單位內(nèi)部通訊錄三部分.既可獨立使用,又可被電子郵件,工作流等模塊調(diào)用.普通用戶可在個人通訊錄添加通訊信息;授權用戶可在公共通訊錄添加人員通訊信息.內(nèi)部通訊錄則保存使用本系統(tǒng)的所有用戶通訊信息.在相應的通訊錄中均可實現(xiàn)對聯(lián)系組和聯(lián)系人的分類和管理.
5.14 待辦事宜
待辦事宜模塊集中了用戶當前需辦理的工作和需處理的事務.包括系統(tǒng)大部分模塊,如郵件,消息,日程安排,辦文,閱文等;用戶登錄系統(tǒng)后,各類待辦事宜分類列出,點擊相應鏈接即可進入相應頁面辦理,起到引導用戶完成工作的作用.
5.1.5 日程安排
方便個人安排每天日程,方便領導安排監(jiān)督下屬工作任務,主要包括如下功能:
設置各種類型的個人日程,并以日歷方式按天和周兩種方式查看;授權用戶也可給他人安排日程;可顯示農(nóng)歷.
5.1.6 工作日志
基于網(wǎng)絡的工作日志系統(tǒng),可設為私有,限制,公共三類級別分別供自己,部門領導,全部人員查看.便于個人總結,便于上級檢查工作,便于和同事分享工作經(jīng)驗,是知識管理挖掘隱性知識的一種手段;用戶可隨意添加,刪除,修改多個日志,通過翻閱日歷查看任一天的日志也可通過日期,關鍵字等檢索日志.
5.1.7 我的文件夾
作為網(wǎng)上的文件夾,用戶可以將自己平時積累的文摘,收集的信息,總結的經(jīng)驗,做過的工作,取得的成績,客戶資料等各種資源有序的存放在這里進行知識管理,便于需要的時候方便的查閱,而不必再東尋西找,浪費時間.或者是將用戶的文件存放在服務器上,方便用戶通過網(wǎng)絡 "攜帶"文件,方便用戶與同事共享文件,所有操作在WEB頁面上完成.文件類型不作限制.
5.1.8 個人設置
設置個人信息;查看設置用戶個人密碼;修改用戶的姓名,聯(lián)系方式等基本信息;出差,休假用戶可設定相應狀態(tài),便于系統(tǒng)管理.
5.1.8 郵件系統(tǒng)
5.2 公共信息
公共信息系列模塊提供了一個信息發(fā)布和共享平臺,滿足了個人之間,上下級之間,集體間交換信息的需求.
5.2.1 新聞
可以直接添加各種業(yè)務,行政,人事等新聞,所有用戶都可以隨時查看,第一時間了解公司信息.支持新聞分類和評論,可以直接上傳文件和圖片.
5.2.2 通知公告
用于發(fā)布單位的公共信息如新聞,領導講話等.公告欄內(nèi)可設置多個欄目,供某個部門使用或者全體人員使用.授權人員可在相應欄目發(fā)布管理文章.
5.2.3 論壇交流
提供給員工一個交互溝通的平臺.員工可在此討論工作生活中的各類問題,促進解決問題,加強人員溝通.論壇可設置多個論壇區(qū),論壇區(qū)下面可設置多個版面,用戶可在各版面提出話題參與討論;論壇區(qū)和版面由論壇管理員管理;每個版面可由管理員設置版主,負責對該版文章的管理.
5.2.4 網(wǎng)上調(diào)查
提供了一種新的快捷的調(diào)查方式.授權人員把需要調(diào)查的內(nèi)容提出來,設置選項.用戶登錄后即可投票,并可發(fā)表意見評論.可同時進行多項調(diào)查;可采用記名或匿名方式;結果以圖形形象顯示.
5.2.5 知識管理
知識管理提供了一個用戶共享單位內(nèi)部各類知識的平臺.各類資料如法律法規(guī),技術文檔等加入其中后,既方便資料管理,又可實現(xiàn)信息共享.知識管理分個人,部門,公共三部分,限定資料的共享范圍.主要功能包括目錄和文件的創(chuàng)建,修改和刪除;具備合理嚴格的權限控制.
5.2.6 下載中心
下載中心提供視頻文件,常用軟件,PPT文檔,公文模版等下載.
5.2.7 文檔檢索
文檔檢索即文檔大全,對所有文檔進行歸檔管理,可自定義歸類一級類別,二級類別,可以分類檢索,全文檢索.
5.3 綜合辦公
5.3.1 車輛管理
包括車輛使用申請,車輛使用查詢,車輛管理(使用審批,信息管理,使用維護,維護管理,類型設置)等,幫助單位合理的使用,管理自己的車輛,杜絕公車私用.
5.3.2 會議管理
包括會議申請,會議查詢,會議管理(會議審批,會議紀要,紀要歸檔,會議維護,會議室設置)等.建立現(xiàn)代化的會議制度,確保會議的必要性和功效性.
5.3.3 辦公設備
包括申領辦公用品,公司傳真,申領設備等.
5.3.4 印章管理
包括印信登記,印信管理,在這里管理單位的各種印章,介紹信等,記錄各種印信的使用人,使用時間和用途,保證單位印信的安全使用.
5.3.5 人力資源
包括部門管理,員工管理,生日查詢,考核查詢,績效管理(績效考核,考核維護,生成考核單)等功能,幫助企業(yè)建立完備的員工檔案,并進行簡單的考核工作.
5.4 高級功能
5.4.1 工作流程
工作流簡單的說就是一組人員分多個步驟完成某一項業(yè)務所進行的所有工作與工作轉交(交互)過程.幾乎所有的業(yè)務過程都是工作流,特別是辦公公文審批流轉處理.每一項工作以流程的形式,由發(fā)起者(如文件起草人)發(fā)起流程,經(jīng)過本部門以及其他部門的處理(如簽署,會簽),最終到達流程的終點(如發(fā)出文件,歸檔入庫).
工作流示意圖
OA 網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)自身集成了自主知識產(chǎn)權的工作流引擎,其設計參考了WFMC等國際標準支持順序,并發(fā),實現(xiàn)了與或匯聚,多路分支等標準模式,足以實現(xiàn)高級用戶的復雜業(yè)務流程.
提供靈活流程,簡單流程,復雜流程三種方式;適應不同水平用戶不同階段的需求.
支持WEB方式自定義工作流模塊,自定義工作流程,自定義表單,具有高度的擴展性.
可定義每個操作步驟的權限(添加意見,傳閱文件等),規(guī)范操作.
結合國內(nèi)辦公比較靈活的實際情況,處理人可指定主辦人,代辦人(當主辦人因出差,休假等原因不能處理工作事務時,其工作可經(jīng)由代理人處理,從而保證了流程事務文件的順利流轉.)處理人也可指定為部門負責人或者某一崗位或者部門的所有人員.
授權人員可監(jiān)控全部流程,提供日志記錄,支持自動催辦,手動催辦.
工作流在本系統(tǒng)應用廣泛.各業(yè)務模塊,公文流轉,申購,申請,請假,甚至企業(yè)機關的關鍵業(yè)務都可通過工作流來流轉.
5.4.2短信提醒
發(fā)送重要的通知,文件時,可選擇短信提醒接收人;也可以方便的給同事,朋友,客戶等群發(fā)短信.
我們采用GSM-SMModem 短信貓與系統(tǒng)服務器連接,采用無線短信收發(fā)的方式,無需布線,無需申請,可以同時連接移動等多個運營商.由于使用GSM 技術,別人根本無法從空中截取短信中的信息.設定好發(fā)送和接受的移動電話號碼后,不會將信息錯發(fā)到別人的手機,而應用系統(tǒng)也不會處理從非登記號碼中發(fā)送回來的信息或數(shù)據(jù)(即通常所指的白名單技術),從而使數(shù)據(jù)的交換安全得到高度的保障.當短信量很大,出現(xiàn)GSM 網(wǎng)絡繁忙堵塞的時候,會將發(fā)送的消息緩存在緩沖池中,隔一段時間再發(fā)送,直到該短信成功發(fā)送.
短信貓工作原理示意圖
5.4.3 在線編輯OFFICE文檔,痕跡保留
OFFICE文檔控件能夠在瀏覽器窗口中直接編輯Word,Excel等Office文檔并保存到任意Web服務器,實現(xiàn)文檔和電子表格的統(tǒng)一管理.同時支持強制痕跡保留,手寫簽名,電子印章,版本控制等辦公自動化必備的功能.實現(xiàn)了以下特有功能:
所見即所得的同時支持Word和Excel的全文批注,全屏批注,圈閱批注.并可定位全屏批注及印章.
支持所有的Office菜單,完全符合用戶習慣,用戶操作更加輕松,尤其是復雜的表格操作,和在Office中操作完全一致;而且菜單項目可以通過javascript來控制允許或者禁止.可以從服務器URL或本地直接插入透明浮動圖片到Word,Excel文檔.原痕跡稿件和定稿稿件可以分別保存.
全部功能基于標準協(xié)議而非自定義協(xié)議.真正是采用RFC標準協(xié)議而非任何自定義協(xié)議.無需安裝后臺組件.
支持強制痕跡保留.可以通過對控件編程,讓用戶只能在痕跡保留狀態(tài)下工作;強制用戶保留一切編輯痕跡.支持不同痕跡分色顯示.并且可以通過編程獲取一切痕跡信
中國&文秘&資源網(wǎng) - 您身邊免費貼心的文秘專家 - 歡迎訪問WwW.ZgdoC息.支持手寫簽名和加密的電子印章.支持使用工具制作加密的電子印章,可將印章放入U盤等硬件設備.也能從本地或服務器URL獲取加密的電子印章,從本地和服務器將電子印章加入到Office文檔.
5.5 系統(tǒng)管理
管理員專用的WEB方式管理界面,主要管理下列內(nèi)容:
5.5.1 用戶管理
包含下列功能顯示用戶列表,查看用戶信息;添加刪除用戶,修改用戶信息;檢索用戶資料信息;修改設定各用戶在各模塊的權限;查看所有在線用戶的情況.
5.5.2 部門設定
設定單位樹狀組織結構,部門名稱等;設定部門崗位;支持一人多崗的設置.
5.5.3 模塊參數(shù)設定
設定系統(tǒng)各個模塊參數(shù),如各種分類參數(shù)和頁面行數(shù)等.
5.5.4 日志記錄
查看系統(tǒng)日志記錄.
OA系統(tǒng)的實現(xiàn),整合了企業(yè)資源,加快了信息流通,規(guī)范了辦公流程,提高了辦公效率,降低了辦公成本.通過尖端信息技術與先進管理理念的融合應用,將人從繁瑣,無序,低端的工作中解放出來從事核心事務,降低辦公成本,提高了管理水平.
五,在辦公自動化系統(tǒng)推廣應用過程中的體會
辦公自動化的應用要堅持"一把手"原則,領導帶頭使用,工作就會事半功倍.例如網(wǎng)上審批,我們集團從董事長,總經(jīng)理,到各部門經(jīng)理都親自上網(wǎng)操作,在線審批報告.全體員工也積極響應,在線辦理公文,網(wǎng)上報送材料等,極大地提高了工作效率.
制定管理規(guī)定及管理辦法,規(guī)范網(wǎng)絡使用行為.我們制定了《集團關于印發(fā)集團機關局域網(wǎng)相關管理制度的通知》的文件.文件包括《集團機關部門上網(wǎng)管理制度》,《集團機關網(wǎng)絡安全管理制度》,《集團機關網(wǎng)絡設備管理制度》,《集團機關辦公自動化管理制度》,《集團機關網(wǎng)絡中心機房管理制度》等.為加強微機及耗材管理,制定了《關于集團機關微機及耗材采購與維修管理辦法的通知》的文件.在外網(wǎng)新聞的發(fā)布中,我們制定了《集團網(wǎng)站信息發(fā)布審核表》填報制度,做到信息上網(wǎng)的規(guī)范化,并確保"涉密不上網(wǎng),上網(wǎng)不涉密".確保了辦公信息化建設的順利進行.
應用培訓要及時,確保工作順利開展.為推廣信息化項目的應用,我們開展了計算機網(wǎng)絡管理及辦公自動化培訓不同層次的知識培訓.尤其是在2003年集團從無紙化向有紙化轉變,2005年集團從電子化向網(wǎng)絡化轉變的這兩個時期,有針對性地進行培訓.如:對集團領導,重點介紹報告的在線審批步驟等.對財務人員,重點介紹財務預算流轉過程.對文書人員,重點介紹公文的自動編號,分類,發(fā)送以及歸檔.建立了集團網(wǎng)絡信息員網(wǎng)絡,指導員工熟練使用電腦和辦公軟件,提高了集團計算機應用的整體水平.
網(wǎng)絡及系統(tǒng)運行的要穩(wěn)定性,數(shù)據(jù)要安全性,保持用戶使用系統(tǒng)的積極性和信心.我們堅持每日檢查系統(tǒng)運行狀態(tài),及時系統(tǒng)升級更新.動態(tài)檢測合理調(diào)整系統(tǒng).為防止網(wǎng)絡擁堵,系統(tǒng)對傳送的文件和郵件的附件是有容量和流量控制的.隨著系統(tǒng)的不斷應用,各單位和機關各部門對系統(tǒng)的要求也越來越高.為最大限度地用好資源,滿足應用需要,經(jīng)過長時間對進行動態(tài)檢測和適時調(diào)整,我們將辦公系統(tǒng)的文件傳送容量提升2.5倍,速度提高2倍,最大限度地發(fā)揮系統(tǒng)資源,讓每位員工放心上網(wǎng),舒心用網(wǎng).
六,幾點建議
1. 業(yè)務的規(guī)范化
不同管理層次對管理信息的要求不同,數(shù)據(jù)的收集必須制定明確的制度,由于種種原因,數(shù)據(jù)在集團內(nèi)部多以部門內(nèi)部流動為主,部門之間的橫向流動較少,這樣往往造成最后數(shù)據(jù)的統(tǒng)計的重復,數(shù)據(jù)的丟失.因此,既要搞好每個部門的主要分工和主要責任,又要充分認識各個部門的聯(lián)系,使得各個部門能很好的連成一個規(guī)范的業(yè)務流程,更好地提高生產(chǎn)效率.
2. 及時完善規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范.
處理信息需要一套規(guī)范的業(yè)務流程,才能保證信息處理的快速,完整. 隨著集團的改革改制,信息和信息的處理也必須由與之相適應的制度來保證.及時完善規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范,才能使各個處理環(huán)節(jié)能順利地運行,達到最優(yōu)的企業(yè)效率.
3. 充分利用本公司的計算機資源
集團各個單位對信息化認識不同,信息化要求程度不同,因此,我們要充分認識到企業(yè)的優(yōu)勢和信息化程度.如今,集團公司已經(jīng)組建了龐大的內(nèi)網(wǎng),計算機得到廣泛普及.在集團機關各部門中計算機的普及率幾乎達到100% ,集團各單位的電腦也在不斷配備中.有了這么一個好的硬件環(huán)境,應積極地把計算機用到各個崗位上,將各功能集中整合,最大化地利用硬件資源和信息資源,以提高企業(yè)的整體工作效率.
4. 公司員工對信息化的認識
公司每次改革成功與否取決于每個人對改革的認識,信息化建設也一樣.它需要大家的正確理解,需要慢慢地完善,發(fā)展.我們每個人,上至老總下到普通員工,都需要不斷地接受新知識,新技術,集團整體水平才能提高,工作效率才能最大地發(fā)揮.
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