分類: 技巧經(jīng)驗 范文詞典 編輯 : 范文大全 發(fā)布 : 04-08

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技巧經(jīng)驗范文：使用word2003進行公文排版是由范文詞典為您精心收集，希望這篇使用word2003進行公文排版范文可以給您帶來幫助，如果覺得好，請把這篇文章復制到您的博客或告訴您的朋友，以下是使用word2003進行公文排版的正文：

　　單位老大為了提高辦公效率，將單位辦公室聘用的專職文職打字排版工作人員這個職務取消了。單位現(xiàn)在沒有專職文秘打字員了。現(xiàn)在一切文件的制作都要依靠自已了。那么就要多學點文件的制作的詳細技巧，以免影響工作的效率，也提高一下自己的業(yè)務水平。

　　國家機關公文格式制作過程

　　一、公文的模板制作

　　進入Word 2003系統(tǒng)：“開始”菜單——“程序”——“Microsoft Word”——進入Word 2003界面。

　　1　進行頁面設置

　　選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米　下：3.5厘米　左：2.8厘米　右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

　　2　插入頁號

　　選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設置成“四號”；字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設置成左空一個漢字。

　　3　發(fā)文機關標識制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2003版面上單擊鼠標左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。

　　選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁邊距”， “下側(cè)”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

　　4　紅線制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置為“紅色”；“虛實”設置為“實線”；“粗線”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側(cè)”設置成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。

　　5　文號制作

　　平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

　　上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人——三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。

　　注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6　主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

　　7　保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。

　　至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。

　　要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。

　　二、公文正文排版

　　1　依據(jù)模板建立新公文

　　選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

　　2　制作公文正文內(nèi)容

　　正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：

　　標    題——二號小標宋字體，居中顯示；

　　主送機關——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；

　　正    文——三號仿宋字體；

　　成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

　　文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。

　　最后，將紅頭、紅線、文號、

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——感謝閱讀這篇文章，]中國文秘資源網(wǎng) - 您身邊免費貼心的文秘專家 - 歡迎訪問WwW.ZgdoC簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

　　國家行政機關公文格式

　?。℅B/T9704－1999代替GB/T9704－1988）

　　1.范圍

　　本標準規(guī)定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則。

　　本標準適用于國家各級行政機關制發(fā)的公文。其他機關公文可參照執(zhí)行。

　　使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規(guī)定執(zhí)行。

　　2.引用標準

　　下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

　　GB/T148－1997印制、書寫和繪圖紙幅面尺寸。

　　3.定義

　　本標準采用下列定義

　　3.1 字word

　　標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。

　　3.2 行l(wèi)ine

　　標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。

　　4.公文用紙主要技術指標

　　公文用紙一般使用的紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％～90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7.5～9.5。

　　5.公文用紙幅面及版面尺寸

　　5.1 公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm，尺寸允許偏差見GB/T148。

　　5.2 公文頁邊與版心尺寸

　　公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

　　公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

　　版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

　　6.文中圖文的顏色

　　未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

　　7.排版規(guī)格與印刷裝訂要求

　　7.1 排版規(guī)格

　　正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

　　7.2 制版要求

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

　　7.3 印刷要求

　　雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

　　7.4 裝訂要求

　　公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

　　8.公文中各要素標識規(guī)則

　　本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

　　8.1 眉首

　　8.1.1 公文份數(shù)序號

　　公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。

　　8.1.2 秘密等級和保密期限

　　如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

　　8.1.3 緊急程度

　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

　　8.1.4 發(fā)文機關標識

　　由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

　　發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　聯(lián)合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

　　8.1.5 發(fā)文字號

　　發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

　　8.1.6 簽發(fā)人

　　上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

　　如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

　　8.2 主體

　　8.2.1 公文標題

　　紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

　　8.2.2 主送機關

　　標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主

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　　8.2.3 公文正文

　　主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

　　8.2.4 附件

　　公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如：“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

　　8.2.5 成文時間

　　用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”；成文時間的標識位置見8.2.6。

　　8.2.6 公文生效標識

　　8.2.6.1 單一發(fā)文印章

　　單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

　　當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；

　　當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

　　8.2.6.2 聯(lián)合行文印章

　　當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

　　當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

　　8.2.6.3 特殊情況說明

　　當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

　　8.2.7 附注

　　公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

　　8.3 版記

　　8.3.1 主題詞

　　“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

　　8.3.2 抄送

　　公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

　　8.3.3  印發(fā)機關和印發(fā)時間

　　位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

　　8.3.4 版記中的反線

　　版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。

　　8.3.5 版記的位置

　　版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

　　9.頁碼

　　用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯俗R頁碼。

　　10、公文中的表格

　　公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

　　公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。

　　11、公文的特定格式

　　11.1信函式格式

　　發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定；發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。

　　11.2 命令格式

　　命令標識由發(fā)文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標識簽發(fā)人職務；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務應標識全稱。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。

　　11.3 會議紀要格式

　　會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。

　　12、式樣

　　A4型公文紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；上報公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯(lián)合行文公文末頁版式1見圖5；聯(lián)合行文公文末頁版式2見圖6。

 
　　圖1　A4型公文用紙頁邊及版心尺寸               圖2　公文首頁版式

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　　圖3　上報公文首頁版式                    圖4　公文末頁版式

 
　　圖5　聯(lián)合行文公文末頁版式1                圖6　聯(lián)合行文公文末頁版式2

　　注：版心實線框僅為示意，在印制公文時并不印出。

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