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　　　公文屬于一種應(yīng)用文，在寫(xiě)作上同一般文章有某些相似之處，例如要求文理通順、便于閱讀理解等。但由于它的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用不同于一般文章，所以公文擬定又具有自己的一些特殊要求。根據(jù)起來(lái)，主要有以下幾點(diǎn)基本要求：

　　一、觀(guān)點(diǎn)正確

　　公文是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的路線(xiàn)、方針、政策、法律、法規(guī)的工具，是黨的基本路線(xiàn)和國(guó)家政策、法律的體現(xiàn)，是宣傳群眾、組織群眾的根據(jù)和武器，公文的上述職能就決定了公文的觀(guān)點(diǎn)必須正確無(wú)誤。

　　所謂觀(guān)點(diǎn)必須正確無(wú)誤，就是說(shuō)公文的指導(dǎo)思想和內(nèi)容必須符合黨的基本路線(xiàn)和國(guó)家的政策、法律，必須在思想政治上同黨中央保持一致。要按照馬克思主義的辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場(chǎng)、觀(guān)點(diǎn)和方法，根據(jù)黨中央提出的建議有中國(guó)特色的社會(huì)主義的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)，站在全局的高度去觀(guān)察形勢(shì)，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題。無(wú)論是制發(fā)有關(guān)全局性的公文，還是局部性工作的公文，都不能與黨和國(guó)家的指示精神相抵觸、相違背。這一點(diǎn)是至關(guān)重要的。凡是與黨和國(guó)家的政策、法律相抵觸、相違背的公文，上級(jí)機(jī)關(guān)有權(quán)撤銷(xiāo)，宣布無(wú)效。

　　應(yīng)當(dāng)指出的是，有的黨政機(jī)關(guān)直屬業(yè)務(wù)部門(mén)在制發(fā)公文時(shí)，一味地強(qiáng)調(diào)本部門(mén)、本戰(zhàn)線(xiàn)工作如何重要，在制發(fā)規(guī)定、下達(dá)通知、制定措施上過(guò)分地維護(hù)本部門(mén)、本戰(zhàn)線(xiàn)的利益，而忽視戰(zhàn)線(xiàn)、其他部門(mén)的必要利益，結(jié)果造成了部門(mén)或戰(zhàn)線(xiàn)之間的互相矛盾、互相扯皮，給下級(jí)執(zhí)行部門(mén)帶來(lái)了困難。因此，擬寫(xiě)公文最重要的一條，就是要有全局觀(guān)念、觀(guān)點(diǎn)要正確，不能各行其是，各自為政。

　　二、實(shí)事求是

　　實(shí)事求是，是毛澤東同志一貫倡導(dǎo)的，是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，是黨的思想路線(xiàn)的核心。黨政機(jī)關(guān)及其所屬業(yè)務(wù)部門(mén)的公文是否體現(xiàn)了實(shí)事求是的精神，不公是衡量一篇公文的內(nèi)容好球的重要標(biāo)志之一，同時(shí)也反映出一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的思想、政策水平和工作作風(fēng)。

　　實(shí)事求是，就是要唯書(shū)、不唯上，要唯實(shí)。對(duì)上請(qǐng)示工作，報(bào)告情況，要實(shí)實(shí)在在，一是一，二是二，不說(shuō)假話(huà)、大話(huà)、空話(huà)、有喜報(bào)喜、有憂(yōu)報(bào)憂(yōu)，不搞實(shí)用主義，不投領(lǐng)導(dǎo)所好，不看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事。對(duì)下發(fā)指示，作決定，要遵循各項(xiàng)工作的客觀(guān)發(fā)展規(guī)律，從實(shí)際情況出發(fā)，有的放矢，使發(fā)出的公文真正切實(shí)可行。從日常接觸到的公文來(lái)看，不堅(jiān)持實(shí)事求是的情況時(shí)有所見(jiàn)。比如，聽(tīng)說(shuō)上級(jí)要扶持貧困戶(hù)，落實(shí)優(yōu)惠政策，于是在報(bào)告中過(guò)分地強(qiáng)調(diào)困難;聽(tīng)說(shuō)上級(jí)要總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)，又專(zhuān)揀好的說(shuō);總結(jié)工作時(shí)，講成績(jī)不惜筆墨，講問(wèn)題寥寥數(shù)語(yǔ)，幾筆帶過(guò);如果工作中發(fā)生了問(wèn)題，上級(jí)要求查處時(shí)，報(bào)告情況又輕描淡寫(xiě)、含含糊糊、羞羞答答、甚至說(shuō)假話(huà)，打馬虎眼，對(duì)下級(jí)發(fā)指示不從實(shí)際出發(fā)，講大話(huà)、放空炮等等。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，不僅使公文推動(dòng)了嚴(yán)肅性和權(quán)威性，推動(dòng)了下級(jí)機(jī)關(guān)和廣大干部群眾對(duì)公文的信任感，造成有令不行，有禁不止，公文成為空文，而且也降低了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的威信，給工作帶來(lái)?yè)p失。黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，黨中央的報(bào)告、決議、決定、指示、會(huì)議公報(bào)等，所以受到廣大人民群眾的歡迎，得到順利貫徹執(zhí)行，最根本的原因就是這些文件充分體現(xiàn)了實(shí)事求是的精神。從某種意義上說(shuō)，實(shí)事求是是公文的生命。

　　三、準(zhǔn)確及時(shí)

　　既然公文是為解決具體問(wèn)題而寫(xiě)的，這就要求在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確的反映和表達(dá)客觀(guān)實(shí)際情況。從擬寫(xiě)的構(gòu)思到動(dòng)筆，都要做到周密思考，行文樸實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)，尤其應(yīng)當(dāng)鮮明，態(tài)度要明朗，觀(guān)點(diǎn)要明確，不能含糊其詞，模棱兩可;行文前后要一致，不能自機(jī)矛盾等。此外，引文、數(shù)字、人名、地名、機(jī)關(guān)名、事物名、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，均須仔細(xì)核對(duì)準(zhǔn)確，避免出差錯(cuò)和有所出入。從公文的通篇結(jié)構(gòu)上，也要求前后一致層次合理，才能確保其所反映的事實(shí)完整準(zhǔn)確。

　　公文在準(zhǔn)確反映實(shí)際情況的同時(shí)，能否做到及時(shí)是事關(guān)工作效率，有時(shí)甚至是關(guān)系到工作成敗的大問(wèn)題。公文擬寫(xiě)必須注意及時(shí)、適時(shí)，決不允許遲緩?fù)涎?，貽誤工作。對(duì)于緊急公文，需爭(zhēng)分奪秒地完成擬寫(xiě)任務(wù)，該做出指示的要及時(shí)下達(dá)，該向上級(jí)請(qǐng)示的要及時(shí)請(qǐng)示。不僅如此，對(duì)日常反映情況、指導(dǎo)工作的文件，也須寫(xiě)得適時(shí)，掌握關(guān)鍵時(shí)機(jī)。如果或通知，拖到夏初才擬稿發(fā)出，第一季度的工作便失去了計(jì)劃指導(dǎo)。再如，一項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在事過(guò)許久才能著手進(jìn)行，便不能及時(shí)推廣經(jīng)驗(yàn)和吸取教訓(xùn)。公文的時(shí)間性是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，這也是擬文時(shí)必須達(dá)到的基本要求。

　　四、簡(jiǎn)明生動(dòng)

　　公文是一種辦事的工具，它不需要像文學(xué)作品那樣作細(xì)膩的描寫(xiě)，也不需要像學(xué)術(shù)論著那樣長(zhǎng)篇長(zhǎng)論，而是要求寫(xiě)得簡(jiǎn)潔明了，便于閱讀，辦事便捷。公文篇幅長(zhǎng)短不是衡量好壞的標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵要看質(zhì)量如何。為此，公文的擬寫(xiě)，須注意文字簡(jiǎn)練，條理清晰，敘事說(shuō)理簡(jiǎn)明扼要，篇幅力求緊縮，不要寫(xiě)得冗長(zhǎng)累贅，眉目不清，浪費(fèi)閱讀的時(shí)間。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》一文中曾談過(guò)：大家“工作忙，文章太長(zhǎng)了，有誰(shuí)來(lái)看呢?”他在《關(guān)于建立報(bào)告制度》一文中曾提出過(guò)具體要求，規(guī)定寫(xiě)“綜合報(bào)告內(nèi)容要扼要，文字要簡(jiǎn)練，要指出問(wèn)題或爭(zhēng)論之所在”。擬文要達(dá)到這些要求，就要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直截了當(dāng)，簡(jiǎn)短快捷，語(yǔ)言精練，不要穿靴戴帽，空話(huà)套話(huà)連篇，也不要海闊天空，漫無(wú)邊際，或下筆千言，離題萬(wàn)里。

　　當(dāng)然，說(shuō)公文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，直書(shū)不曲，并非完全排隊(duì)必要的語(yǔ)言色彩。也就是說(shuō)，為了提高公文的表現(xiàn)力和說(shuō)服力，也要充分考慮公文的生動(dòng)性問(wèn)題。生動(dòng)性就是在抽象的論述中適當(dāng)?shù)夭捎靡恍┚唧w形象的東西，使文章增添色彩，讀者看了覺(jué)得醒目提神，印象深刻。公文要具有生動(dòng)性，不僅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辭技巧。一般來(lái)說(shuō)，公文的語(yǔ)言著重?cái)⑹抡f(shuō)理，而不是描景抒情;公文的章法結(jié)構(gòu)貴在直敘，一般不用倒敘、插敘和懸念等手法。但是，公文要講究修辭技巧還是完全必要的。有些妙語(yǔ)佳句準(zhǔn)確地用到公文里，都具有畫(huà)龍點(diǎn)睛之功效，使公文的詞句更加生動(dòng)活潑，引人入勝，從而更能突出公文的主題思想，增強(qiáng)公文的效果，如“大鍋飯”、“摸著石頭過(guò)河”等詞句，生動(dòng)形象，寫(xiě)在公文中耐人尋味。再比如，群眾形容黨的十一屆三中全會(huì)以前農(nóng)村的困難景象是“干部沒(méi)少挨累，群眾憋氣受罪，廚房缺柴少米，炕上還是破被”。這些話(huà)通俗、真實(shí)、生動(dòng)、言簡(jiǎn)意賅，發(fā)人深省。用得恰到好處時(shí)，會(huì)給公文內(nèi)容增添色彩，別有一番味道。

　　五、體式規(guī)范

　　公文的體式包括公文的文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。擬寫(xiě)公文必須符合規(guī)定的體式，不能標(biāo)新立異各行其是。無(wú)論上行、平行、下行文或面向群眾發(fā)布的文件，都要根據(jù)文種的要求和規(guī)定的格式擬寫(xiě)。公文擬寫(xiě)符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，是保證公文的完整性、正確性和有效性所必需的。因?yàn)橹挥畜w式規(guī)范統(tǒng)一，結(jié)構(gòu)完整，標(biāo)記明確的公文，才能保證其效用的發(fā)揮和運(yùn)行效率的提高。同時(shí)也方便其立卷處理以備存查。今后機(jī)關(guān)要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化又是以文件處理的標(biāo)準(zhǔn)化為條件的，符合公文格式的文件是文件處理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。因此，必須要求文書(shū)工作人員根據(jù)不同的文種，按照公文格式的要求，寫(xiě)全文件結(jié)構(gòu)的各個(gè)組成部分。

　　六、注意書(shū)寫(xiě)材料的運(yùn)用

　　公文的書(shū)寫(xiě)材料包括公文的載體材料和公文的字跡材料兩部分。擬寫(xiě)公文應(yīng)該使用統(tǒng)一的印有固定格式的用紙，不要隨便拿起什么紙就寫(xiě)。因?yàn)榧垙埓笮〔灰缓蜁?shū)寫(xiě)的格式五花八門(mén)，不便于審核修改和日后歸檔保存。每個(gè)機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)為文書(shū)人員準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)的文件稿紙。紙型按國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定，用單頁(yè)十六開(kāi)紙(190×265毫米)，在左側(cè)留出裝訂線(xiàn)，橫寫(xiě)橫排。首頁(yè)應(yīng)包括：主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、擬稿部門(mén)和擬稿人、簽發(fā)人、會(huì)簽機(jī)關(guān)或部門(mén)、發(fā)文號(hào)、印制份數(shù)、附件、發(fā)出日期等項(xiàng)，以便于逐項(xiàng)填齊。正文的行距間隔宜適當(dāng)放寬，留出修改的余地。用紙的格式和項(xiàng)目，可根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際需要設(shè)計(jì)和印制。

　　書(shū)寫(xiě)時(shí)，字體必須工整清晰，不得潦草;要注意使用標(biāo)準(zhǔn)字體，不得亂造簡(jiǎn)體字。修改處應(yīng)勾劃清楚，如改動(dòng)太多，稿面太亂，須重新謄抄，以便于審核印制、校對(duì)工作。

　　公文所選用的紙張質(zhì)量如何，對(duì)文件字跡的質(zhì)量具有直接的關(guān)系，它不僅直接影響公文的閱讀利用，而且還決定了文件乃至檔案的壽命長(zhǎng)短。由于文件不僅具有傳達(dá)意圖，處理公務(wù)的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性作用，而且還具有提供給今后工作查考利用的存史性作用。也就是說(shuō)，機(jī)關(guān)工作中所形成的絕大多數(shù)文件，當(dāng)它們的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用一旦完成或者消失以后，都需要進(jìn)行歸檔保存，甚至其中許多重要文件還必須長(zhǎng)期保存或者永久保存。這樣，我們?cè)跀M寫(xiě)公文時(shí)，就應(yīng)當(dāng)首先考慮到選用什么樣的紙張作為載體材料，才便于公文長(zhǎng)期保存或永久保存。

　　公文字跡材料的選用，包括黨和墨水的選用。應(yīng)該盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用鉛筆和圓珠筆。

　　墨和墨汁的主要成份是碳素，寫(xiě)成的字跡耐水、耐熱，不易褪色，適于長(zhǎng)久保存。墨水中的藍(lán)墨水其主要成分是鞣酸亞鐵和沒(méi)食子酸亞鐵，氧化后變成不溶性的黑色的高價(jià)鐵，可使墨水字跡變黑，持久不褪色，易于保存。

　　純藍(lán)墨水和紅墨水屬于有機(jī)染料墨水，字跡鮮艷但不耐久，所以書(shū)寫(xiě)文件應(yīng)當(dāng)使用墨汁、藍(lán)黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍(lán)、紅色墨水和其他質(zhì)量低劣的墨水。抄寫(xiě)文件底稿和打印文件都不要使用復(fù)寫(xiě)紙。所有這些，文書(shū)、秘書(shū)和檔案工作人員都必須注意，而公文的擬定人員尤其要注意這些問(wèn)題。

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